Documentos e impresos básicos en una agencia de viajes

documentos e impresos basicos en una agencia de viajes

el Agencia de viajes Para su administración comercial y administrativa precisa una extensa pluralidad de documentos y formularios de carácter fundamentalmente informativo, en dependencia del empleo previsto, estos documentos se dividen en externos e internos.

Es el material que usa la agencia de viajes para su administración interna; Acostumbran a reflejar datos reservados sobre la administración y venta de servicios turísticos, como comisiones, beneficios o bien peculiaridades del usuario. (No está libre para el usuario).

Índice

    Formas técnicas

    Formulario de reservación

    Se utiliza para recoger el primer Detalles de una petición de viaje.

    Lo más esencial de este documento son los datos que contiene:

    1. Datos personales: nombre, dirección, teléfono.
    2. Objetivo o bien producto que le resulta de interés.
    3. Número de personas que van a viajar.
    4. Fechas singulares de viaje que pueden influir en el coste del viaje (edad, sitio de vivienda, etc.).
    5. Todos los datos relativos al servicio solicitado: datas de salida y regreso, medio de transporte a usar, categoría y tipo de hotel.

    Archivo de servicio

    Los detalla todos Los datos de ventas, desde la persona que los efectúa hasta el pago a los distribuidores, sin olvidar la descripción de los servicios contratados.

    Sus peculiaridades son las siguientes:

    1. Formato: No existen estándares para el modelo de fichero, los usos más habituales son A-cuatro, carpetita y sobre.
    2. El contenido: Es una práctica común suministrar información detallada sobre todos y cada uno de los datos precisos para supervisar las ventas.
    3. La numeración: Se imprimen con una numeración, asimismo llamada referencia, este número de referencia se anota en toda la documentación sobre el desempeño detallado en el fichero y se acostumbra a usar para su siguiente fichero.
    4. La apertura de un expediente acostumbra a implicar el cobro de un depósito por la parte del usuario o bien, lo que es exactamente lo mismo, el comienzo de una venta.

    Las reglas para llenar ficheros son las siguientes:

    1. Datos del cliente: nombre, dirección y número de teléfono, estas notas se pueden usar tanto para abrir el expediente del usuario para encontrar al usuario en caso de un cambio en los servicios pedidos (cambio de horario de vuelo o bien cancelación del mismo).
    2. Detalles de la reserva: Se debe detallar el servicio pedido con sus peculiaridades (categoría, localización, trayecto) y coste.
    3. Evaluación de desempeño: Debes apuntar el coste bárbaro y / o bien el beneficio.
    4. Fechas y forma de cobro y pago.
    5. Información adicional: bonificaciones de clientes del servicio, comisiones de tarjetas de crédito y otros.

    el actas abre cuando el usuario lo pide Confirmación de los servicios y entrega a la agencia de un depósito como garantía.. En este punto, la agencia de viajes anotará todos y cada uno de los datos del usuario y la petición de servicio.

    Una vez el distribuidor manda la confirmación del precio, se anotan todos y cada uno de los detalles del desempeño y su evaluación. Con la entrega de la documentación y el pago final al usuario, el fichero está ya listo para su fichero hasta la factura del distribuidor.

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    Si eso factura La evaluación del fichero contrasta que todos Datos económicos son adecuados y, de ser de esta manera, se remitirán al departamento de pagos de la agencia. Al procesar el pago, todos y cada uno de los datos contables se ingresan en el fichero (data y forma de pago, beneficio final, etc.). Al abonar por los servicios, el expediente está cerrado y listo para archivar.

    Archivos de clientes

    Hay 2 tipos:

    1. Archivos de clientes del servicio individuales: Los datos pueden proceder de la hoja de reserva o bien del fichero de servicio y acostumbran a ser:
      1. Nombre, dirección y teléfono del usuario.
      2. Numero de identificacion nacional.
      3. Ocupación y categoría de ocupación.
      4. Fecha de nacimiento, nacionalidad y estado civil.
      5. Aficiones y motivos de viaje.
      6. Viaje ya hecho.
      7. Persona (s) con las que viaja generalmente.
      8. Periodo de tiempo que acostumbra a viajar.
      9. Presupuesto para tu viaje.
      10. Observaciones: si eres un usuario muy exigente, si eres un usuario frecuente de la agencia, si te agrada alojarte en hoteles de 4 estrellas como pagas frecuentemente, etc.
    2. Archivo de la compañía del cliente: recoge todos y cada uno de los datos relacionados con las compañías para las que la agencia presta sus servicios:
      1. Nombre y / o bien razón social.
      2. Sede, teléfono, fax.
      3. Actividad a la que se dedica.
      4. Datos fiscales. CIF / NIF.
      5. Datos de facturación: medios de pago (tarjetas de crédito, bancos, efectivo, pagarés, cortinas), datas de pago y facturación, requisitos de facturación.
      6. Nombres de personas que viajan en nombre de la compañía y categoría laboral.
      7. Reglas de procedimiento.
      8. Las preferencias de estas personas a la hora de viajar.
      9. Documentos personales de viajantes (documentos nacionales de identidad y ciudadanía).
      10. Responsable de pedir servicios a la agencia de viajes.
      11. Responsable del departamento de contabilidad.
      12. Producción y rentabilidad de la compañía.

    Formularios contables

    Tienen exactamente el mismo formato que los empleados de cualquier otra empresa:

    1. Facturas con Impuesto sobre el Valor Añadido emitidas: Impuesto sobre el Valor Añadido de la comisión en el proceso de mediación.
    2. Recibo de cambio de moneda: en las agencias donde se cambia de moneda.
    3. Recibos / comprobantes: con original y 2 copias, para caja y fichero.
    4. Albaranes de servicio: por norma general se usan para ventas a empresas que nos piden facturación bisemanal o bien mensual.
    5. Facturas numeradas / notas de crédito numeradas.
    6. Efectivo y diarios bancarios.
    7. Libros contables.
    8. Saldos.

    Documentos de control

    Surgen de la enorme cantidad de documentos que produce una agencia de viajes en su administración, interna y externamente.

    Los documentos de control más habituales son:

    1. Grabar ficheros.
    2. Registro de facturas.
    3. Registro de stocks de billetes en general (aeroplano, tren, etc.).
    4. Registro de llegadas y salidas de clientes del servicio.

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