Funciones del área de recepción y dirección de alojamiento

funciones del area de recepcion y direccion de alojamiento

los Objetivo primordial de la administración de reservas el establecimiento debe cumplir con todos y cada uno de los requisitos precisos para Satisfacer las necesidades del usuario de forma adecuada.

Recomendación precedente, lea:

Índice

    Organización del trabajo de una recepcionista por turnos.

    El trabajo de recepción se estructura generalmente en 3 turnos. Por lo general, veamos las funciones que se efectúan en el departamento en cada uno de ellos de ellos:

    Turno temprano (de 7:00 a.m. a 3:00 p.m. o bien de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.)

    • Recepción de mensajes ocurridos a lo largo de la noche (libreta de taquillas, cambio de turno).
    • Consultar el estado del hotel (ocupación efectuada y prevista, llegada y salida previstas, costo diario, estado de las habitaciones, acontecimientos en el hotel, ocupación de las habitaciones, etc.).
    • Verificar las llegadas del día y comunicar a las plantas las peticiones singulares de preasignación de habitaciones (cuna, extra, fumadores, servicio VIP, etc.).
    • Salidas de clientes del servicio. Check-out para individuales y conjuntos. Facturación y cobranza. Tratamiento y facturación no espectáculo.
    • Salidas de equipaje. Control del leimotiv.
    • Notificación a la institutriz sobre la ampliación de la estancia y la salida prevista.
    • Comprobación de la declaración de crédito y envío de los documentos al departamento pertinente.
    • Control de las próximas salidas a las 12:00 del mediodía.
    • Gestión de llegadas adelantadas. Primer registro.
    • Gestión de e mail. Percibir y procesar mensajes.
    • Gestión del centro de teléfono y fax. Desvío de llamadas y recepción de mensajes.
    • Caja registradora, contraorden, intercambio de material.
    • Notificación de incidencias y novedades al turno de tarde (libro de taquillas).

    Turno de tarde (de 3:00 p.m. a 11:00 p.m. o bien de 4:00 p.m. a 12:00 a.m.)

    • Recepción de mensajes ocurridos a lo largo de la mañana (libreta de taquillas, cambio de turno).
    • Consultar el estado del hotel (ocupación efectuada y prevista, llegada y salida previstas, costo diario, estado de las habitaciones, acontecimientos en el hotel, ocupación de las habitaciones, etc.).
    • Comprobando las llegadas del día y verificando la preasignación.
    • Comprobando próximas salidas. Haz el talón final.
    • Saca la estantería y guarda la documentación de las reservas restantes del día.
    • Puesto de control de habitaciones con ama de llaves.
    • Control de minibares.
    • Recepción de clientes del servicio con reserva y walk in. Check-in individual y grupal.
    • Sala de equipajes.
    • Apoya al departamento de reservas.
    • Gestión de e mail. Percibir y procesar mensajes.
    • Gestión del centro de teléfono y fax. Desvío de llamadas y recepción de mensajes.
    • Caja registradora, contraorden, intercambio de material.
    • Notificación de incidencias y novedades al turno de noche (libro de taquillas).

    Turno de noche (de 11:00 PM a 7:00 AM o bien de 12:00 AM a 8:00 AM)

    • Recepción de mensajes ocurridos a lo largo del día (libreta de taquillas, cambio de turno).
    • Consultar el estado del hotel (ocupación efectuada y prevista, llegada y salida previstas, costo diario, estado de las habitaciones, acontecimientos en el hotel, ocupación de las habitaciones, etc.).
    • Revisión de llegadas pendientes.
    • Llegada tardía de clientes del servicio. Check-in individual y grupal.
    • Examen del trabajo diario. Control de fraccionamiento. Revisión de los procedimientos de envío de clientes del servicio.
    • Plazo administrativo del día.
    • Envíe la lista de policías.
    • Creación de listas de entrada y salida para el día después.
    • Elaboración y distribución de información y documentación para el resto de departamentos.
    • Recopilación de estadísticas.
    • Control de no-espectáculo y rappel.
    • Gestión del servicio despertador.
    • Salida adelantada de clientes del servicio. Primero echa una ojeada.
    • Gestión de e mail, central y fax.
    • Caja registradora, contraorden, intercambio de material.
    • Notificación de incidencias y novedades al turno temprano (libro de taquillas).

    Un día en el día de un administrador de la propiedad

    07 a ocho horas

    Revise todas y cada una de las áreas y salude al personal. Como jefe de departamento, ha de ser alcanzable y alcanzable para todos y cada uno de los empleados del hotel.

    La comunicación con los empleados fomenta el espíritu de equipo y la confianza. Es esencial que los empleados se den cuenta de su voluntad de hacer lo que se espera de . Las conversaciones con los empleados muestran interés en ellos y la valoración de sus comentarios. Esta asimismo es buena ocasión para aprender sobre los inconvenientes de la noche precedente y del día.

    8 a.m. a 8:30 a.m.

    Revise el e mail y los mensajes de voz y también intente devolver el e mail de forma oportuna.

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    El Sr. X se protesta en la recepción sobre su servicio de desayuno y desea charlar con un gerente. Es esencial reunirse con el Sr. X y examinar el tema. Después de la charla, comuníquese con el personal de servicio a la habitación y el Gerente de Comestibles y Bebidas para asegurarse de que el inconveniente se haya resuelto. Contraste de nuevo que el accidente esté en nuestra base de datos para darle seguimiento.

    8:30 a.m. a 9:00 a.m.

    Reunión matinal con todos y cada uno de los gerentes. Esta es la asamblea de todos y cada uno de los días, donde el día precedente, se discuten los acontecimientos del día actual, VIPs, convidados singulares, clientes del servicio frecuentes y todas y cada una de las operaciones generales.

    9:00 a.m. a 12:00 p.m.

    Colabora con los recepcionistas en el lobby. Salude a los clientes del servicio frecuentes y asista en el mostrador. Eso es lo que llamamos embajadores del lobby. Asimismo planifique descansos para los empleados en la recepción, con el fin de asegurar una dotación de personal en todo instante. Logre que los empleados tomen descansos.

    El Sr. Y, un usuario frecuente, llama para consultar sobre su próxima estancia. Su tarifa regular no está libre y no quiere abonar la tarifa libre significativamente más alta. Como directivo, negocia con el Sr. Y y acuerdan la tarifa normal (esencial si su empresa tiene una mejor garantía de tarifa).

    12:00 p.m. a 2:00 p.m.

    Volver para ponerse al día con los e mails y los mensajes de voz (entre otras muchas cosas).

    Reúnase con el empleado Z para discutir su evaluación de desempeño. La retroalimentación de la información es esencial y es esencial que sus empleados sepan lo que se espera de ellos en todo instante. Esto va a ayudar a identificar áreas donde pueden medrar..

    La revisión de las facturas cada día, el conocimiento de la contabilidad y las finanzas son esenciales, puesto que el presupuesto del departamento es una responsabilidad y debe poder leer y también interpretar los informes financieros para supervisar los presupuestos y asegurar su contribución al resultado final.

    2:00 p.m. a 3:00 p.m.

    Reunión de trabajo. Revise y analice los acontecimientos de la semana pasada y revise los acontecimientos de la semana próxima. Conocimiento de check-in y check-out, conjuntos individuales, patrones de llegada, preferencias de habitación, etc.

    Esta información es esencial en la planificación de trabajos y planes de dotación de personal.

    3:00 p.m. a 4:00 p.m.

    Camine por el hotel de nuevo, salude a sus colegas en el turno de la tarde. Asegúrese de que todo esté bien y funcione apropiadamente. Asimismo, asegúrate de conocer las creencias o bien sugerencias de los clientes del servicio y soluciona las posibles que puedan surgir ya antes de que se transformen en problemas serios..

    La Sra. Y desea charlar con un gerente puesto que no hay una habitación superior libre para ella. Habla con la Sra. Y y explica la situación, compensa con el acceso a la sala VIP. Ella esta satisfecha. Los clientes del servicio que se quejan y desean charlar con un gerente con frecuencia solo desean ser escuchados. La buena escucha y el buen comportamiento son esenciales para enseñar verosimilitud a los huéspedes..

    4:00 p.m. a 5:00 p.m.

    Reúnase con el gerente del acontecimiento sobre la llegada del equipo deportivo para el día después. La preparación conveniente es la clave del éxito y un proceso sin inconvenientes.

    5:00 p.m. a 6:30 p.m.

    Ve al lobby para asistir al equipo a lo largo de la hora de llegada. Asimismo existe la ocasión de interaccionar con los clientes del servicio, dar la bienvenida a los clientes del servicio frecuentes y asistir si es preciso. Sus convidados pueden acceder a en el vestíbulo; Charlar con ellos, escucharlos brinda mucha información y retroalimentación, es excelente Fuente de aprendizaje para todos.

    6:30 p.m. a 7:00 p.m.

    Revise cada área una última vez ya antes de irse para asegurarse de que todo vaya bien y de que todos estén contentos. Asegúrese de que todos y cada uno de los compañeros de trabajo sepan de qué forma comunicarse con si es preciso. Pase por la oficina por última vez para comprobar el e mail y el correo de voz.

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